これを実施する目的/なぜこれが重要か
キックオフ後の打合せは、次の目的のために行う。
- 進捗管理
- 役割を負った各組織がしっかりタスクを進めているかの確認を取る
- 課題解決
- 各組織がタスクを進める中で新たな課題が生じていないかの確認
- 合意形成
- 自組織を含め、各組織が行ったことや決めたことを関係組織と合意を取る
打合せをせずにプロジェクトを進めようとすると、各組織がタスクをスケジュール通りに進めていなかったり、新たな課題を抱えてタスクが止まっていたりなど、円滑なプロジェクト推進に支障が出てくる。
そのため、打合せは適切なタイミングと内容で実施することが重要である。
打合せ日と内容の設定
- 設定したマイルストーンを予定通りに達成するために必要なタスクをスケジュールの後ろから追って書き出す（自分の会社では「逆線表を引く」と呼んでいる）
- 逆線表から、各組織と進捗確認や、新たな課題の有無確認、合意形成をするべきタイミング(打合せ日)を決める
- 上記の③で考えた「各組織の進捗確認」や、「新たな課題の有無確認」、「合意形成をするべきこと」が打合せ内容になる
ポイント！
左図のように各組織に共有するスケジュールに「打合せ」欄を設けて、各組織に打合せ日程を認識してもらうのもよい！
タスク・スケジュールのブレークダウン（具体化）
キックオフではマイルストーンのみを提示し、2回目の打合せに向けて各組織に「具体的なタスクとスケジュール」の提出を依頼した。
2回目の打合せでは、各部から「具体的なタスクとスケジュール」の報告を受ける
（各組織からの報告は、キックオフで共有したスケジュールに書き込んでもらい報告を受けると、後でスケジュールをマージするのが楽になる。）
このように、打合せを重ねるたびに分解可能なタスクは細分化していきタスクとスケジュールを詳細に確認していく。
打合せ資料は必ず準備
打合せでは、認識の祖語が生まれないように必ず資料を準備して打合せするようにする。
社内の打合せであるため資料作成に時間をかけなくてもよい。本当に時間がなければ箇条書き（下図）でもいいので、打合せしたい内容を資料化しよう！
重要！議事メモでプロジェクトを回す！
大事なのが議事メモの作成と共有だ！議事メモが重要な理由は次の通り。
- 打合せで出た宿題とその期限を担当組織に認識してもらい、予定通りに進めてもらうことを再認識してもらうため
- 打合せで決定したことを記録し、もし数週間後などに関係組織間で方向性などに相違が生まれた時に議事メモを見返して再度認識合わせを行うため
（重要なのは分かっていてもタスクが詰まっているとついつい議事メモを作成せず、次の作業をしてしまうのだが… 、必ず実施したい）
ポイント！
- 議事メモは、打合せ直後に作成し即共有しよう！（社内用なら様式は簡単でいい）
- 議事メモの作成が遅くなればなるほど記憶が薄れていき、決定事項があいまいになっていくためだ。
- また、各組織への宿題の認識が遅れれば、それだけプロジェクトの遅れにつながるため
- 早期に議事メモを作成できるように、打合せ中にパソコンでメモを記録しよう！
（私はいつも議事メモのひな形(テキストファイル)をOneNoteに登録しておき、そこからコピペしてすぐに記録できるように工夫している）
次回の打合せ日程は、打合せ直後に設定！
様々なプロジェクトを抱え多忙な日々を送っていると、次の打合せ日程を決めるのがのびのびに遅れてしまうことがある。
そんなことを防ぐため、次回の打合せは（前回の）打合せ直後に決めてしまおう！
もしくは、あらかじめ数か月先まで打合せ日を設定しておく。
できれば、次回の打合せ概要が決まっているなら、次回の打合せの議題をこの時点に作ってしまおう！
議題の作成が後になればなるほど、次回の打合せ内容の組立てが頭の中でまとまらず、焦燥感となりストレスの原因になるためだ。
次のステップ
次回は、会社という組織でプロジェクトを進めていくうえで必須となってくるエスカレーションについてまとめていこうと思う。
■この記事を書いて気付いたこと
プロジェクトもタスクも進めていくためにはまずなんにしても段取り（予定を立てること）が重要だということに気付いた。
私はついつい目の前の作業に没頭したくなり、その作業の次は何をするのか、他に実施しなければいけないタスクは何があるのかなど、タスクの全体像を把握・コントロールする前に作業に着手してしまう。そして、ただただプロジェクトは完遂できるのだろうかと焦燥感に駆られることになる。
自分に足りないのは「段取り」だという事に気が付いた。
